Komentarz ekspercki: Rafał Nowak, ekspert OSCBR, współwłaściciel Projekt Biznes Sp. z o.o.
Sztuczna inteligencja coraz częściej staje się codziennym narzędziem pracy. Firmy wykorzystują ją do przygotowywania wiadomości, porządkowania informacji, tworzenia dokumentów, analizowania danych czy automatyzowania powtarzalnych zadań. Jednocześnie rośnie ryzyko, że pracownik, chcąc przyspieszyć swoją pracę, przekaże chatbotowi informacje, które nie powinny trafić do zewnętrznego narzędzia.
Najprostsza zasada jest taka: zanim wprowadzimy jakiekolwiek dane do narzędzia AI, powinniśmy wiedzieć, jakie informacje przekazujemy, w jakim celu, gdzie mogą być przechowywane i kto może mieć do nich dostęp. Nie wystarczy, że aplikacja jest popularna, płatna czy oferuje szyfrowanie.
Nie istnieje jedna lista danych, których w żadnym wypadku nie można wprowadzać do ChatGPT czy innych narzędzi AI. O dopuszczalności takiego przetwarzania decydują m.in. rodzaj danych, cel ich wykorzystania, podstawa prawna, warunki konkretnej usługi, konfiguracja narzędzia i zastosowane zabezpieczenia. W praktyce można jednak rozróżnić kilka informacji, których nie powinniśmy przekazywać do niezweryfikowanych systemów.
Dane osobowe to nie tylko imię i nazwisko
Do przypadkowo wybranego narzędzia AI nie powinny trafiać m.in. numery PESEL, adresy, numery i skany dokumentów, dane kontaktowe czy podpisy. Dotyczy to również informacji, które pozwalają zidentyfikować konkretną osobę po połączeniu kilku pozornie nieistotnych danych.
Usunięcie imienia i nazwiska nie zawsze oznacza anonimizację. O tym, czy osoba może zostać rozpoznana, może zdecydować kombinacja takich informacji jak stanowisko, miejscowość, wysokość wynagrodzenia, data zdarzenia czy opis nietypowej sytuacji.
Dokumenty firmowe wymagają szczególnej ostrożności
Ryzyko nie dotyczy wyłącznie danych osobowych. Do niezatwierdzonych narzędzi AI nie powinny trafiać również informacje finansowe i biznesowe, takie jak numery rachunków, historie transakcji, informacje o przychodach i kosztach, zadłużeniu, płynności czy indywidualnych warunkach handlowych.
Szczególnej ochrony wymagają także faktury, umowy, dokumenty podatkowe, listy płac, dokumentacja pracownicza, korespondencja z urzędami oraz informacje dotyczące kontroli, postępowań czy negocjacji. Nawet jeżeli dokument nie zawiera danych osobowych, może stanowić tajemnicę przedsiębiorstwa lub informację poufną.
Dane, których do AI nigdy nie należy przekazywać
Najbardziej oczywista kategoria to dane dostępowe. Do chatbotów nie powinny trafiać hasła, kody uwierzytelniające, tokeny, klucze API, klucze prywatne, dane certyfikatów czy informacje umożliwiające dostęp do bankowości, systemów księgowych, ZUS lub KSeF.
Jeżeli takie dane zostaną przypadkowo przekazane do niewłaściwego systemu, należy potraktować je jako potencjalnie ujawnione i niezwłocznie je zmienić lub unieważnić.
Płatny dostęp nie oznacza bezpieczeństwa
W przypadku narzędzi AI często pojawia się przekonanie, że problem rozwiązuje wykupienie płatnego abonamentu. Tak nie jest.
Trzeba odróżnić rozwiązania przeznaczone dla indywidualnego użytkownika od środowisk biznesowych, które oferują organizacji dodatkowe mechanizmy zarządzania, kontroli dostępu, retencji danych czy warunki dotyczące ich przetwarzania. Nadal jednak firma musi samodzielnie ocenić, czy konkretne rozwiązanie odpowiada jej potrzebom i obowiązkom.
Podobnie wyłączenie wykorzystywania rozmów do trenowania modeli czy skorzystanie z trybu tymczasowego może ograniczać część ryzyka, ale nie oznacza automatycznie, że możemy bezpiecznie przekazywać narzędziu dane klientów czy poufne informacje
przedsiębiorstwa.
Najbezpieczniejsze dane to takie, których nie trzeba przekazywać
W wielu przypadkach AI można wykorzystać bez przekazywania prawdziwych danych. Zamiast przesyłać rzeczywistą fakturę, umowę czy listę płac, można opisać problem ogólnie albo przygotować syntetyczny przykład.
Jeżeli chcemy stworzyć procedurę, wiadomość, formułę w Excelu czy strukturę dokumentu, najczęściej nie potrzebujemy informacji pozwalających zidentyfikować konkretnego klienta czy pracownika.
To również dobry sposób na podejście do anonimizacji. Samo zastąpienie nazwy firmy określeniem „Klient A” nie zawsze wystarczy. Jeżeli na podstawie dodatkowych informacji nadal można ustalić, kogo dotyczy materiał, mamy do czynienia z pseudonimizacją, a nie pełną anonimizacją.
Firma powinna określić zasady korzystania z AI
Największym błędem jest pozostawienie decyzji wyłącznie pracownikom. Każda organizacja korzystająca ze sztucznej inteligencji powinna określić, z jakich narzędzi można korzystać i do jakich zadań, a jakich danych nie wolno do niej wprowadzać.
Równie ważne jest sprawdzanie dostawców, warunków przetwarzania danych, retencji, transferów i zasad dostępu. Pracownicy powinni wiedzieć także, co zrobić w przypadku pomyłki.
Nie chodzi o to, aby blokować firmom dostęp do sztucznej inteligencji, tylko by korzystać z niej świadomie i nie przenosić do nowych technologii starych problemów związanych z bezpieczeństwem danych.
W mojej ocenie firmy powinny traktować AI tak samo jak każde inne narzędzie wykorzystywane w organizacji – z określonym celem, zakresem dostępu, zasadami bezpieczeństwa i odpowiedzialnością za efekt końcowy. Sztuczna inteligencja może znacząco przyspieszyć pracę, ale nie zwalnia firmy z odpowiedzialności za dane, które jej powierzyliśmy.
