Cyfrowa rewolucja w urzędach opóźniona. Obowiązkowe EZD może wejść w życie dopiero po 2029 roku

Elektroniczny obieg dokumentów miał stać się obowiązkowym standardem w administracji publicznej od początku 2028 roku. Wiadomo już jednak, że termin ten zostanie przesunięty co najmniej o rok. Samorządowcy ostrzegają, że nawet 2029 rok może okazać się zbyt ambitnym terminem. Powodem są nie tylko ograniczone środki finansowe i niedobory pracowników, ale przede wszystkim ogromna skala zmian, które muszą przejść urzędy w całej Polsce.

Cyfryzacja administracji publicznej to jeden z najważniejszych procesów modernizacyjnych realizowanych w ostatnich latach. Jego istotnym elementem jest wdrożenie systemów Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD), które mają stopniowo zastępować tradycyjny, papierowy obieg dokumentów.

Jak informuje portal Prawo.pl, Ministerstwo Cyfryzacji potwierdziło, że planowany na 1 stycznia 2028 roku obowiązek stosowania systemów klasy EZD nie zostanie wprowadzony w pierwotnym terminie. Nowe rozwiązania miałyby stać się obligatoryjne najwcześniej od początku 2029 roku. Nie ma jednak pewności, czy również ta data okaże się realna.

Samorządy potrzebują więcej czasu

Przedstawiciele administracji samorządowej zwracają uwagę, że przejście na elektroniczne zarządzanie dokumentacją nie sprowadza się do zainstalowania odpowiedniego oprogramowania. To kompleksowa reorganizacja pracy urzędów, obejmująca procedury kancelaryjne, archiwizację dokumentów, przeszkolenie pracowników oraz dostosowanie infrastruktury informatycznej.

W praktyce oznacza to konieczność zmiany sposobu funkcjonowania wielu instytucji, w których dokumentacja papierowa nadal odgrywa istotną rolę.

Szczególnie duże wyzwanie stoi przed mniejszymi samorządami, które często dysponują ograniczonymi budżetami i niewielkimi zespołami informatycznymi. Wdrożenie systemu wymaga nie tylko odpowiedniego przygotowania technicznego, ale także zaangażowania pracowników odpowiedzialnych za obsługę spraw administracyjnych.

Dlatego samorządowcy pozytywnie oceniają decyzję o przesunięciu terminu, jednocześnie wskazując, że dodatkowy rok może nie wystarczyć do pełnego przygotowania wszystkich jednostek.

Liczba użytkowników EZD RP szybko rośnie

Ministerstwo Cyfryzacji od kilku lat rozwija i promuje system EZD RP, za którego przygotowanie odpowiada NASK – Państwowy Instytut Badawczy. Rozwiązanie ma wspierać elektroniczne prowadzenie spraw, zarządzanie dokumentacją i usprawnienie procesów administracyjnych.

Dane przedstawione przez resort pokazują systematyczny wzrost zainteresowania systemem.

Jeszcze w grudniu 2023 roku z EZD RP korzystało zaledwie 140 podmiotów. W 2024 roku liczba ta przekroczyła tysiąc, a w styczniu 2026 roku wynosiła już 1908 jednostek. W sierpniu bieżącego roku system wykorzystywało około czterech tysięcy instytucji.

Choć dynamika wdrożeń jest wyraźna, skala przedsięwzięcia pozostaje ogromna. Przygotowanie administracji do powszechnego stosowania elektronicznego obiegu dokumentacji wymaga bowiem objęcia procesem znacznie większej liczby podmiotów.

Ponad 80 tysięcy jednostek przed cyfrową zmianą

Według informacji przytoczonych przez Prawo.pl liczba instytucji potencjalnie objętych obowiązkiem stosowania EZD może być bardzo duża. W Polsce ponad 80 tysięcy jednostek jest zobowiązanych do korzystania z e-Doręczeń, co pokazuje skalę cyfryzacji sektora publicznego. Nie oznacza to jednak, że wszystkie te podmioty automatycznie zostaną objęte identycznym obowiązkiem dotyczącym EZD.

Karol Ciechoński, ekspert Fundacji Sprawne Państwo, zwraca uwagę, że zainteresowanie wdrożeniem EZD RP jest tak duże, iż część instytucji musi liczyć się z długim oczekiwaniem.

Nie wszystkie samorządy zamierzają jednak korzystać z państwowego rozwiązania. Niektóre gminy mają już wdrożone komercyjne systemy elektronicznego zarządzania dokumentacją i nie widzą potrzeby zastępowania ich oprogramowaniem rozwijanym przez NASK.

Kluczowe będzie zatem nie tylko zapewnienie dostępu do narzędzi informatycznych, ale także określenie wymagań, które pozwolą różnym systemom spełniać ustawowe standardy.

Elektroniczny system to dopiero początek zmian

Największym wyzwaniem może okazać się dostosowanie codziennej pracy administracji do nowych zasad.

Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją ma docelowo umożliwić prowadzenie spraw urzędowych w środowisku cyfrowym, ograniczyć konieczność drukowania dokumentów, usprawnić ich przekazywanie między pracownikami i zapewnić większą kontrolę nad przebiegiem postępowań.

Zmiana ta wymaga jednak odpowiedniego przygotowania organizacyjnego. Urzędy muszą określić zasady rejestrowania korespondencji, prowadzenia akt spraw, udostępniania dokumentów oraz ich przechowywania i archiwizacji.

Niezbędne jest również zapewnienie bezpieczeństwa informacji i ciągłości działania systemów, ponieważ coraz większa część dokumentacji administracyjnej będzie przetwarzana elektronicznie.

Ważnym elementem pozostaje szkolenie pracowników. Nawet najlepiej zaprojektowane oprogramowanie nie przyniesie oczekiwanych rezultatów, jeżeli osoby korzystające z niego nie zostaną odpowiednio przygotowane do nowych obowiązków.

Czy 2029 rok okaże się realnym terminem?

Przesunięcie obowiązkowego wdrożenia EZD daje administracji dodatkowy czas na przygotowania, ale nie rozwiązuje wszystkich problemów. Tempo cyfryzacji będzie zależało między innymi od dostępności środków finansowych, zaplecza technicznego, liczby specjalistów oraz sprawności organizacyjnej poszczególnych instytucji.

Samorządowcy obawiają się, że bez odpowiedniego wsparcia część jednostek nie będzie w stanie zakończyć wymaganych zmian w zakładanym terminie.

W konsekwencji obowiązkowe stosowanie systemów Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją może zostać przesunięte jeszcze dalej, poza 2029 rok.

Jedno pozostaje pewne: cyfryzacja administracji publicznej jest procesem, którego nie można ograniczyć do wymiany papierowych teczek na elektroniczne pliki. To zmiana całego modelu zarządzania dokumentami i prowadzenia spraw urzędowych. Jej powodzenie będzie zależało przede wszystkim od tego, czy instytucje otrzymają odpowiednio dużo czasu i zasobów na przygotowanie się do nowych wymagań.

Źródło: PAP MediaRoom / Prawo.pl